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人事記録の整備

人事記録は、
 昇進や異動。給与等の人事考課の為の資料として
  日頃より個人毎に整備しておくことが重要です。

人事記録は表彰や懲罰など大きな事項だけでなく、業務実績や勤務態度などを記録した集大成です。

 人事記録は、総務や人事課等で集約された記録を指します。しかし、日々の業務に関して部課長等による個人毎の業務簿等についても人事記録の一部です。

・人事記録の管理
 人事記録は、社内の従業員台帳等の一部として、給与・会計等と同様のパッケージ販売品などが利用される場合があります。
 しかし、そのようなパッケージ品でなくても必要な記録を残していれば事足ります。
 総務で、経歴・表彰歴を記録する。
 所属部署で、日々の業務評価を記録する。 これらを、総務課纏めて厳重に管理します。

・人事記録の主な項目

・総務での人事記録
 ・自社に至るまでの主な経歴
 ・保有資格
 ・家族構成
 ・表彰履歴
 ・処罰履歴
 ・社内経歴(業務経歴など)
 ・社内経歴(昇進・降下履歴など)
 ・勤怠実績(労働日数、残業・遅刻・早退・有給休暇等の実績)
 ・その他人事に関して必要となる項目
 
・所属部署
 ・主たる業務の内容
 ・協調性に関すること
 ・規律性に関すること
  ・愛社活動に関すること
  ・反愛社活動に関すること
  ・身だしなみ、言葉遣いに関すること
 ・責任制に関すること
  ・リーダーシップに関すること
  ・プロジェクトリーダーの経験
 ・積極性に関すること
  ・チームリーダーの経験
 ・職務評価に関すること
  ・顕著な営業実績
  ・劣る営業実績
  ・個人に対する苦情
 ・扇動行動に関すること
 ・その他人事に関して必要となる項目

・人事記録の整理方法

 人事記録は、日々必要の都度記録をとる作業。定期的に確認する作業。各記録を合わせる作業が必要です。
・必要の都度記録をとる作業
  ・表彰が行われた時
  ・異動が行われた時
  ・家族構成の大きな変化があった時

・日常的に記録をとる作業

  ・協調性に関すること
  ・規律性に関すること
  ・責任制に関すること
  ・積極性に関すること
  ・職務評価に関すること
  ・扇動行動に関すること

・定期的に確認する作業
 ・記録された内容の整合性
  記録した後、状況の変化。新事実の判明により差異が発生していないか。
 ・記録がない人員の状況
  記録された内容がないについて、どのような状況であったか。
  記録すべき事由は本当になかったか。

・各記録を合わせる作業
 ・経理より特筆すべき勤怠実績の有無。
 ・経理より扶養家族等の状況
 ・教育より資格取得、講習等の修了。

・記録方法

 給与ソフト等を扱うソフトメーカより給与ソフト等と連動する人事ソフトが市販されています。しかし、専用のソフトなどなく記録方法がわからない場合はノートを個人毎ページ。
 エクセルに個人毎のシート作成し、記録するだけでもかなり役立つ資料となります。
 記録していく内に、何が重要かはあとから判るようになってきます。慣れないうちは、何でも記録しておくと良いです。

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