外注業者選定のポイント
定期的に入替を行う什器。
メンテナンスが伴う大きな設備導入。
購入(導入)には、多様な要素の検討が必要です。
外注業者の選定は、コスト・品質・信頼性に関わる重要な業務です。
総務・庶務は、設備導入・入替に関して大きな権限。助言を行う立場にあり、その業者や物品の選定は非常に大きな職務です。事業規模での導入は、その価格が大きいだけでなくその後の維持が事業運営に大きくかかわる為、責任は非常に重大な仕事の一つです。
・業者選定のポイント
・信頼出来る業者か?
地域業者(中小企業)からの導入を検討する場合、事業の運営状態に信頼が置ける程度の実績があるかを確認します。
設備導入後に倒産。撤退等によりその後の維持が図れなく可能性を念頭し、事業基盤の安定した業者を選定しましょう。
・価格は適正化か?
同じ製品でも、導入業者によってベースとなる価格帯に差がある場合があります。
価格差について合理的な理由の有無を確認し、不適切な価格を提示する業者を避けましょう。
安易に不適切な価格を示す業者はについては、その後の取引(中長期的)を考慮した場合に常に十分に注意を払う必要があり選定することは適切とは言えません。
・アフターケア(保守対応)に問題はないか?
契約(営業説明)による保守対応の時間帯。対応内容について、自社の事業運営にとって適切な内容であるかを確認します。
また、過去の取引から営業説明にはない実際の対応スタッフの態度。技術力(信頼度)を踏まえて判断する必要があります。
・自社との取引関係は適正か?
自社の関連会社に同種の製品(サービス)を行う企業の有無。
既に他の事業所。他の製品等での取引の有無を確認し、過去の大きな問題や評価に値するような事案の有無を確認します。
また、取引先1本に絞ることも問題ですが、不用意に増やすことも事務作業が煩雑になるなどのデメリットを考慮します。
・導入品の選定のポイント
・事業規模に合った製品か?
大きさ、性能、導入コスト。維持コスト等が総合的に使用目的と使用量にあった製品であるかを確認します。
・事業方針に沿った製品か?
同じ目的の製品でもメーカーや機種により固有の性能差があります。自社の事業方針に沿う。または阻害する製品ではないかを検証します。
例、省エネ製品。高セキュリティ製品。多機能製品。最大パフォーマンス追求製品等。
・保守メンテナンス内容は事業運営に合った製品か?
メーカーの保守対応受付時間。対応サービス。保守に含まれる内容が事業運営にあった物かを確認します。
24時間営業。土日営業の場合にはその対応の有無。
業務に著しく影響の出る製品であれば、対応までの時間。代替機の手配の有無など、復旧に関する最大限の保守内容を求める必要があります。
・業者選定の方法
・相見積の実施
どのような場合でも、価格と製品。保守内容を含めた見積もりによる比較は必要です。
過去の取引・評判にとらわれず、必ず比較検討を行い自社にとって最大のメリットがあるものを総合的に判断します。
・業者選定の諸注意
導入する設備・取引内容が高額となる場合、その便宜を図ることで個人的なお礼を事前にチラつかせる業者も少なからず存在します。個人的な金銭等の受領は多くの企業での内規で罰則の対象となります。
また、製品・サービスについて他と対等に競えない業者について便宜を図っても長期的に考えてメリットはありません。
導入規模・設備によっては自身の評価を高めることも下げることもあります。
つまらない私欲なく、客観的な評価に勤めましょう。
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